Se stai leggendo questo post significa che finalmente ti sei reso conto che il Tempo è una risorsa limitata e sembra non bastare mai. Nella mia vita ci sono stati periodi nel mio passato, nei quali arrivavo a fine giornata senza aver terminato tutto quello che volevo realizzare e stanco morto. Il non riuscire a portare a termine alcune cose era frustrante e demotivante. Fu allora che iniziai a studiare le misteriose tecniche della gestione efficace del tempo. Nell’arco di pochi giorni migliorai la produttività del 50%, e finalmente riuscivo a portare a termine tutte le attività che avevo individuato. E tutto questo parte dell’importanza dell’obiettivo nella gestione del tempo.
Cosa è il Time Management? È imparare a portare a termine le attività più importanti. Non siamo tutti uguali e alcuni, sotto pressione, rendono meglio, mentre altri vanno in tilt. Il limite quindi è personale, ma un po’ di stress aiuta sempre e secondo molti studi aiuta la creatività.
Il concetto più importante nel Time Management è l’Obiettivo. Seneca scriveva: “Non esiste vento favorevole, per il marinaio che non sa dove andare.” Quanta saggezza in queste parole… Attraverso un obiettivo ci focalizziamo su ciò che è più importante e dedichiamo così meno energie alle attività che hanno meno importanza. Inoltre avere un obiettivo chiaro nella mente, aiuta a trovare la motivazione dentro di noi. Se abbiamo presente dove vogliamo arrivare, riusciremo a cogliere le opportunità che ci accadono, perché la nostra mente saprà cosa può aiutarci e cosa ci farà perdere solo del tempo.
Sai come si fa a mangiare un elefante? 
Un boccone alla volta! Impara quindi a scomporre ogni obiettivo che ti poni nell’attività più piccola da effettuare. Scomponi tutto e vedrai che anche l’obiettivo più grandioso non sarà altro che una serie di attività da svolgere.
Come scegliere un obiettivo?
Quali sono le caratteristiche di un obiettivo? Impara a mettere per scritto i tuoi obiettivi e usa un linguaggio positivo e propositivo. Purtroppo la mente umana odia la perdita, anche se quest’ultima potrebbe tirarci fuori da una brutta situazione. Usare un linguaggio interiore come “perdere peso”, “smettere di compiere un certo tipo di azione” non ci impedirà di continuare a fare le cose come le abbiamo sempre fatte.
Quindi cerca di essere specifico e di esprimere il tuo obiettivo in termini misurabili. Ad esempio il tuo obiettivo non può essere “scrivere delle email domani”, ma sarà “scrivere l’email al collega X, 3 email di risposta ai clienti che hanno chiesto info, e rispondi alla email del fornitore Y”. Solo così sarai sicuro di non scordarti nulla. Ricordati che affermare “voglio avere più clienti” non è un obiettivo corretto. Devi trasformare questo “più” in un numero esatto tramite il quale misurare i progressi o i fallimenti.
Un aspetto spesso sottovalutato, ma determinante riguarda il fatto che il tuo obiettivo non può andare in contrasto con quanto ti è stato sempre insegnato. Se i tuoi valori o le regole che segui, vanno in contrasto con l’obiettivo, ti assicuro che avrai dei problemi a raggiungerlo.
Impara a mettere una scadenza all’obiettivo. Walt Disney scrisse: “La differenza tra un sogno ed un obiettivo è una data”. Qualunque attività tu inserisca nell’elenco di ciò che devi portare a termine, deve avere a fianco una data entro la quale deve essere svolta. E non fare il pigro! Un obiettivo deve essere sicuramente raggiungibile, ma deve essere anche sfidante. Te lo devi un po’ sudare, altrimenti la tua mente farà di tutto per rimandarlo, affrontandolo con leggerezza. E per esperienza, spesso arriverai alla scadenza senza aver fatto nulla, e nel migliore dei casi terminandolo con superficialità.
Una volta stilato l’elenco degli obiettivi dovrai suddividerli in Fondamentali, Abilitanti e Desiderabili. I Fondamentali sono essenziali e devono essere perseguiti con determinazione. Se sei una start-up è Fondamentale raggiungere il break-even nei tempi previsti dal business plan. Gli Abilitanti sono obiettivi di lungo termine che rendono più facile raggiungere i Fondamentali: ad esempio trovare un nuovo collaboratore per meglio gestire i nuovi clienti che ti aiuteremo a trovare. Gli obiettivi Desiderabili rendono più facili o veloci le attività lavorative. L’inserimento di una marketing automation nella gestione del sito internet o un nuovo sistema per facilitare il parcheggio ai clienti, possono essere degli esempi.
Qual è un nemico subdolo di ogni obiettivo? L’urgenza con cui lo affrontiamo! Quasi sempre il nostro cervello si focalizza sull’urgenza delle attività da portare a termine, distogliendo la nostra attenzione invece dall’importanza. È fondamentale imparare a fissare le priorità degli obiettivi. Gray, autore del saggio Il comun denominatore del successo, dopo aver analizzato lo stile di vita di numerose persone di successo scoprì che ciò che le accomunava non era la capacità di lavorare tante ore o la fortuna o l’abilità nelle relazioni interpersonali, bensì la capacità di dare la precedenza alle priorità.
Riuscivano in questo modo a svolgere attività magari non piacevoli ma necessarie, perché avevano ben chiaro lo scopo da raggiungere.
La matrice di Covey
Secondo Covey, le cause di una insoddisfacente gestione del tempo possono essere tre:
- l’incapacità di fissare priorità,
- l’incapacità di organizzarsi intorno alle proprie priorità,
- la mancanza dell’autodisciplina necessaria per eseguire tali priorità, attenendosi ad esse.
La maggior parte delle persone, sostiene Covey, ritiene che il loro difetto principale sia la mancanza di autodisciplina ma, a suo modo di vedere, le cose stanno diversamente, ed il problema fondamentale è che esse non hanno priorità profondamente radicate nel loro cuore e nella loro mente e, di conseguenza, non sanno definire con esattezza le attività da svolgere per portare a termine i propri progetti.
A questo punto metti subito in pratica quello che hai letto. Stila un elenco delle attività che vuoi portare a termine. Domandati se alcune attività possono essere scomposte ulteriormente per semplificarne la realizzazione. Mettile in ordine di priorità in base all’importanza e poi in base all’urgenza (e non il contrario!).
Ora conosci anche tu il segreto degli obiettivi. Fanne buon uso. Se hai bisogno di migliorare la tua performance aziendale o personale, vai a leggerti anche questo articolo.
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Alessandro Gallego